La gestion de projet représente l’organisation du déroulement du projet. Elle intervient de la conception à la phase finale du projet. La gestion d’un projet se fait selon une méthode choisit qui implique nécessairement des outils spécifiques à son fonctionnement. Quels sont les meilleurs outils pour bien gérer un projet ?
- Fonctions, avantages et critères de choix d’un outil de gestion de projet
- Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet ?
Un outil de gestion est un moyen matériel conçu pour agir dans la méthode de travail de l’entreprise. La notion d’outil de gestion permet de regrouper dans un ensemble cohérent, des termes comme : dispositif de gestion, modèle de gestion etc. Mais elle se distingue de l’expression « machine de gestion » qui par connotation ne fait pas apparaitre le processus de fabrication présent dans l’outil. Elle est aussi définie comme la formalisation d’une activité organisée, un schéma de raisonnement reliant de façon formelle un certain nombre de variable issues d’une organisation et destinées à instruire les divers actes de gestion.
- Pourquoi se référer à un outil de gestion de projet ?
Gérer un projet consiste à veiller sur plusieurs taches qui concourent à la réalisation de celle-ci. L’utilisation d’un outil de gestion a pour but de faciliter le travail de gestion de projet. Généralement, il permet d’automatiser les taches de sauvegarde et de gestion de temps. L’outil de gestion permet de savoir combien gérer son équipe technique et de déterminer les différentes tâches à réaliser. Il existe par exemple les systèmes de gestion de configuration et les systèmes de gestion et les systèmes de gestion de version qui permettent d’enregistrer les différents états d’un projet. La planification des taches est également une partie très importante dont s’occupe l’outil de gestion.
- Les avantages liés à l’utilisation d’un outil de gestion
- Une bonne organisation
La réalisation d’un projet nécessite une bonne organisation. Il arrive que pour certains projets, le choix du timing pour la réalisation des taches s’avère compliqué alors une bonne planification est importante. L’outil de gestion permet également d’établir les liens qui existent entre les taches afin de prioriser certaines.
- Une bonne répartition des taches
Dans la conduite d’un projet, on constate parfois que l’un a plus de taches que l’autre. Dans ce cas, l’outil de gestion de projet vous propose des fonctionnalités tels que : le calendrier/ planning afin de programmer les taches à exécuter par chaque individu dans le temps. Ainsi, chaque intervenant pourra s’organiser et pour respecter les délais. L’outil de gestion offre également une fonctionnalité de gestionnaire des ressources humaines. Cette fonctionnalité permet de répartir les taches tout en déterminant ceux qui ont les plus grosses charges et ceux qui ont les plus légères
- Une bonne communication
Pour réussir un projet, la communication entre les collaborateurs est très importante. Un outil de gestion de projet permet aux collaborateurs d’échanger, de fixer des alertes et de recevoir des notifications. Il permet également de suivre chacun des collaborateurs qui travaillent sur le projet pour faire les bilans de progression. Au-delà des arguments sus cités, il permet aussi de résoudre le problème de partage de document et d’éloignement entre les collaborateurs.
- Sur quels critères se baser pour choisir un logiciel de gestion de projet ?
Vous pouvez choisir le meilleur logiciel de gestion de que vous connaissez, s’il n’est pas adéquat pour le suivi que vous souhaitez pour votre projet vous allez le trouver inefficace. Il faut donc se baser sur la typologie des logiciels de gestion pour choisir ce dont vous avez besoin.
Les outils de gestion de projet se ressemblent mais diffèrent dans leurs fonctionnalités. On en trouve des multimodales avec des templates préremplis en fonction d’un domaine d’expertise spécifique. Quant à d’autres, ils sont préconstruits pour être utilisé immédiatement. Et une ultime catégorie qui regroupe ceux qui sont personnalisables que vous pouvez façonner selon votre besoin.
Les 6 meilleurs logiciels de gestion de projet les plus utilisés
Monday est le meilleur outil de gestion de projet gratuit. Il simplifie la gestion de votre projet au quotidien. Destiné aux équipes, il permet de réaliser beaucoup de tâches dans la connectivité entre les collaborateurs. Il est flexible et offre des fonctionnalités exhaustives qui vous permettent de l’adapter selon vos besoins et de votre utilisation. Accessible depuis sa plateforme en ligne Monday.com il permet à tous les intervenants de voir l’avancement des taches, d’attribuer de taches spécifiques à certains et facilite le partage de fichiers. Il vous permet également de différencier chaque partie (tache à réaliser, éléments en cours, tâches terminées) par de différentes couleurs afin d’avoir une vue d’ensemble de ce qui est déjà fait et où vous en êtes dans vos tâches en général. Pour le plan premium, les prix proposer restent très intéressants.
Utilisable gratuitement après enregistrement, mais cette version se limite à cinq personnes. Sa particularité est qu’il fonctionne exclusivement sur cloud. Ses nombreuses fonctionnalités visent à simplifier les taches liées à la gestion d’un projet. Grace à son calendrier interactif, il permet au chef de projet de planifier les taches nécessaires à la réalisation du projet et les répartir convenablement pour gagner du temps. Avec Wrike, le suivi et les rapports se font automatiquement selon les configurations du chef de projet. Tous les collaborateurs internes ont la possibilité de suivre et de commenter les données.
Extrêmement puissant, ClickUp est un logiciel de gestion qui permet de choisir parmi plusieurs vues de différentes taches comme le diagramme de Gantt et/ou des cartes heuristiques. Ses vues de pages sont subdivisées en quatre : Doc (qui permet de créer des documents et des bases de connaissances), chat (qui vous permet d’avoir vos conversations à coté de votre tâche), Form (vous permet d’ajouter un formulaire à coté de vos taches afin d’en assurer une bonne organisation et faciliter la collecte des données) et Embed (qui vous permet d’ajouter des applications et des sites web à coté de vos taches). ClickUp présente des tableaux de bord tous personnalisables qui vous permettent de choisir parmi plus de 20 widgets afin de prendre en compte uniquement les informations les plus importantes du projet. Non seulement son plan gratuit permet un nombre illimité d’utilisateurs, il dispose également de plusieurs fonctionnalités qu’on ne retrouve que dans les plans payant dans d’autres logiciels. Il offre également une intégration guidée permettant à l’utilisateur de se familiariser avec le logiciel.
Trello est l’un des outils de gestion les plus utilisés et ceci grâce à son accessibilité. Sa manipulation en ligne et sa gratuité sont les atouts majeurs qui attirent beaucoup d’utilisateurs. Il suffit juste de vous identifier pour accéder à vos données. Le plan gratuit de Trello offre jusqu’à 15 tableaux. Il a été conçu pour faciliter la gestion des taches professionnels au sein d’une entreprise. Ses interfaces sont simples à utiliser avec des tableaux et des cartes. La planification des taches se font sur la base des tableaux qui sont modifiables à la guise de l’utilisateur. Quant aux cartes, elles permettent d’énumérer chaque tache avec sa description avec la possibilité d’insérer une pièce jointe. Il est également possible de partager les tableaux avec d’autres personnes qui recevront des notifications de taches régulièrement.
Notion est un logiciel de gestion qui peut être utilisé pour des taches personnels ou pour un travail en équipe. Il fonctionne suivant quatre plans (Personal, Personal pro, Team et Entreprise). L’option Personal est gratuite pour une utilisation personnelle et vous offre la possibilité d’inviter au maximum 5 personnes sur votre plan de travail. Vous pouvez créer un nombre illimité de contenu et de pages (bloc) mais vous ne pouvez pas télécharger un fichier dont la taille est supérieure à 5 Mo. La version Personal Pro quant à elle coute 5 euros par mois toujours pour une personne, elle ne présente aucune limite sur la taille des fichiers à télécharger de même que le nombre de personne que vous pouvez inviter. Le plan Team d’équipe coute 8 euros par utilisateur par mois. Il offre toutes les fonctionnalités du plan personal auquel s’ajoute un espace de travail collaboratif et les outils de travail collaboratifs. La version Entreprise vous suggère de contacter directement l’équipe commercial de Notion pour obtenir un devis adapté à vos besoins. Cette version correspond à une utilisation plus avancée du logiciel. Elle vous permet de bénéficier d’un support dédier chez Notion et d’une sécurité avancée.
Asana est un logiciel de gestion en ligne qui dispose d’une multitude de fonctionnalités. Il a été conçu pour gérer les travaux en équipe. Sa version gratuite donne accès à 15 intervenants. La version gratuite offre un agenda, des pages pour la création de de projets et des interfaces de gestions. Il donne également la possibilité d’insérer une pièce jointe et d’interagir sur la plateforme. Quant à sa version premium, elle simplifie la suivie du projet, adapte efficacement son évolution en diagramme, fait des rapports et crée des champs personnalisés pour chaque intervenant du projet. Asana est un logiciel facile à utiliser et qui propose des services de qualité.
